Wacaberita.com – Pengertian Pesawat Faksmili dan Langkah-langkah Menggunakan. Dari buku Penjualan BAB II Menyiapkan dan Mengoperasikan Peralatan Transaksi di Lokasi Penjualan SMK Halaman 72-76 Pengertian mesin pesawat faksmili, Langkah-langkah menggunakan pesawat faksimili dan keungulan mesin faksimili.
Mesin Pesawat Faksmili adalah media komuni kasi yang digunakan untuk menyampai kan dan menerima pesan yang berupa data atau dokumen,data atau dokumen yang dikirimkan akan digandakan sesuai dengan aslinya.
Langkah-langkah menggunakan faksimili adalah sebagai berikut:
- Data atau dokumen yang akan dikirim keletakkan menghadap bawah.
- Tekanlah jumlah halaman yang akan digandakan sesuai dengan yang dikehendaki, kemudian tekan tombol yes.
- Apabila munculk tulisan department code pada display, tekan nomor sampai muncul tulisan quick.
- Tekanlah keypad sampai muncul tanda dial keypad.
Banyak perusahaan bisnis, instansi, atau lembaga-lembaga yang menggunakan mesin faksimili sebagai media komunikasi untuk menghubungi konsumennya. Keungulan mesin faksimili adalah sebagai berikut:
- Faksimili mempermudah penyampaian pesan atau berita, sehingga menghemat waktu, tenaga dan biaya.
- Bermacam-macam data atau dokumen,seperti gambar,surat berharga peta tau laporan dapat dikirimkan tanpa merusak naskah aslinya.
- Faksimili dapat berfungsi secara otomatis dengan kemampuan menggandakan data atau dokumen yang dikirimkan lebih dari 60 lembar.
- Faksimili dapat mengirimkan data atau dokumen secara tepat, cepat, dan akurat.
1. Persiapan
Pastikan bahwa mesin dalam keadaan hidup/ON, sehingga di layar monitor muncul set dokumen dan lampu ready indicator menyala artinya mesin siap dioperasikan.
Dokumen yang akan dikirim disiapkan. Masukan dengan hati-hati kedalam tempat/lubang menempel pada penuntun kertas. Apabila dokumen yang dikirimkan lebih dari satu lembar, maka apabila lembar pertama belum selesai direkam jangan masukkan lembar kedua dan seterusnya. Karena apabila dokumen dimasukkan secara bertumpuk, maka mesin akan berhenti dan dokumen akan rusak (kertas melipat)
Syarat-syarat dokumen yang dapat dikirim:
1). Panjang kertas 105 – 600 mm
Lebar kertas 148 – 218 mm
Tebal kertas 0,05 – 0,15 mm
Kalau kerta yang dikirimkan terlaku kecil,
diusahakan dicopy dahulu, jika terlau
panjang dipotong menjadi 2 lembar atau
lebih.
2). Tercetak jelas
3). Kertas Rata
4). Tidak Rusak
Tekan kunci pemilih (standard atau detail)
Pilih standar jika kita menginginkan berita/gambar yang dikirimkan dalam ukuran huruf besar (pica/elite) dan Pilih Detail kalau dokumen yang dikirimkan akan tercetak dalam huruf kecil. Jika kita ragu-ragu kita dapat mengcopy dahulu dokumen, caranya dengan menekan tombol copy dan dokumen akan terprint tanpa terkirim dan kita dapat memperbaikinya.
2. Pengiriman
Masukkan nomor Fax dari alamat yang dituju, dengan cara:
a. One Touch Key
Dalam hal nomor fax alamat yang dituju telah diprogram dalam mesin fax kita. Disini kita harus mengingat kode dari masing-masing nomor fax perusahaan yang dituju.
Contohnya: Untuk Toko ANEKA kode A;
- Caranya mengirim Fax untuk toko ANEKA
- Tekan tombol huruf A, akam muncul nomor
- Perbaiki nomor jika ada kesalahan
- Tekan tombol Start, berita akan terkirim
b. Speed Dial Code
Cara ini dilakukan apabila berita yang dikirimkan segera diterima si alamat.
Caranya:
- Tekan tombol SPEED DIAL akan muncul dimonitor petunjuk SA
- Tekan kode Speed Dial yang diinginkan, misalnya Quick # 59
- Pilih to correct on error
- Tekan tombol Start, berita akan terkirim segera
c. Nomor telepon lengkap dengan tombol kunci (KEY PAD)
Caranya:
- Pastikan petunjuk speed dial (-) dalam keadaan mati
- Masukkan nomor fax yang dituju
- Tekan tombol Start
Dengan Telepon set (nomor lengkap)
Caranya:
Ambil pesawat telepon
Hubungi no fax yang dituju dengan telepon biasa
Jika memperoleh jawaban dan siap menerima, langsung, tekan Tombol Start. Jika terdengar nada tinggi berarti mesin fax sialamat dalam keadaan mati Pada waktu berkomunikasi/pengiriman berita berlangsung, identitas pesawat lawan RTI (Remote Terminal Indentification) akan tampak pada layar monitor. Sehingga kita dapat mengawasi dan memeriksa alamt yang dituju. Tekan STOP dan gagalkan pengiriman jika alamat yang dituju salah. Jika halaman pertama telah selesai direkam, siapkan halaman berikutnya. Lembar berikut harus segera dimasukkan sebelum mesin kembali dalam kondisi stand by. Jika demikian kita harus mengulangi memanggil lagi Jarak pengiriman lembar pertama ke lembar berikutnya 10 detik.
3. Penerimaan
Penerimaan berita atau dokumen dapat bekerja secara otomatis ataupun secara manual yaitu dengan menggunakan operator.
a. Cara Penerimaan Secara Otomatis
Mesin akan menerima berita / dokumen secara otomatis tanpa diawasi, jika:
a). Sambungan listrik tetap hidup; mesin dalam keadaan ON
b). Mesin menunjukkan posisi Fax (bukan telepon)
c). Pada saat penerimaan secara Otomatis, ada 2 macam bunyi bel, yaitu:
d). Bel tunggal menunjukkan ada berita yang akan masuk, jangan mengangkat telepon.
e). Bel panjang atau terus menerus.
Jika lampu tel mode tidak menyala menunjukkan:
a). Ada berita masuk secara otomatis setelah beberapa detik
b). Listrik pada posisi OFF dan telepon akan berdering
c). Ada pihak lain yang minta bicara, ambil telepon, tekan tombol STOP dan bicara. Jika sudah selesai bicara tekan tombol START. Jika lampu TEL MODE menyala bertarti ada berita masuk. Tekan START pada waktu terdengar nada nyaring 2). Penerimaan Secara Manual,Pada operasi manual ditandai dengan lampu TEL MODE menyala. Tel Mode pada posisi Operator
b . Telepon Berdering
- Angkat telepon dan adakan kontak;
- Jika yang memanggil siap mengirim dokumen, tekan START;
- Penerimaan berllangsung;
- Putuskan telepon apabila selesai pengiriman.
c. Telepon berdering
- Angkat telepon;
- Apabila terdengan nada setiap 2–3 detik berarti pesawat lawan mengirim berita secara otomatis;
- Ambil dokumen yang dikirimkan dari tempatnya;
- Penerimaan berlangsung;
- Putuskan telepon jika sudah selesai.
4 Laporan Kesalahan
Jika pengiriman berita/dokumen gagal, maka pesawat akan memberikan laporan kesalahan dengan mencetak ERROR REPORT. Pada Display/layar monitor akan tertera tulisan Error. Kita harus memperbaikinya dan mengulangi pengiriman berita yang salah. Contoh lain, misalnya tertulis pad monitor: 0 – 10 artinya kertas pada pesawat lawan habis.
5 Perawatan Peralatan
Mesin fax harus dirawat dengan baik agar saat digunakan tidak mengalami hambatan. Yang harus diperhatikan adalah:
a Bersihkan mesin dari debu dengan mengelapnya.
b Periksa kertas yang akan digunakan untuk menerima dan mengirim dokumen/berita, jangan sampai kehabisaan saat menerima berita.
c Posisi mesin harus selalu dalam keadaan ON, jadi jika sewaktuwaktu ada berita masuk dapat segera diketahui, bila perlu diatur pada posisi penerimaan berita secara otomatis.
d Jika ada kerusakan segera laporkan kepada atasan atau pejabat yang berwenang.
