Table of Contents
Wacaberita.com – Tata cara Dalam Menangani Telepon Masuk. Dari buku Penjualan BAB II Menyiapkan dan Mengoperasikan Peralatan Transaksi di Lokasi Penjualan SMK Halaman 64-69 Tata cara dalam menangani telepon masuk, penggunaan telepon dan Mengetahui cara-cara menelepon keluar.
Menghadapi panggilan telepon atau menangani telepon masuk secara baik dan efisien merupakan keahlian krusial di era bisnis yang modern. Di artikel ini, kita akan membahas metode yang tepat untuk mengelola telepon masuk dengan profesional, menjamin kepuasan pelanggan, dan meningkatkan produktivitas tim. Jangan lewatkan panduan lengkap berikut ini guna meningkatkan kemampuan Anda dalam mengatasi panggilan telepon dengan sukses.
Tata cara Dalam Menangani Telepon Masuk
a. Setiap kali telepon berdering, arus segera diangkat, jangan sampai dering telepon berbunyi lebih dari tiga kali,sebab akan mengganggu suasana kerja.
b. Ucapkan salam begitu telepon diangkat. Misalnya ‘selamat pagi’, ‘selamat siang’, hindarkan dengan mengatakan “hallo”.
Setelah mengucapkan salam, sebutkan identitas diri Anda dengan jelas lalu kemukakan keinginan Anda untuk berbicara dengan orang yang Anda tuju.
c. Menyiapkan buku catatan dan alat tulis untuk mencatat hal-hal yang penting (alat tulis dan block note).
d. Memberi salam kepada penelepon, kemudian menyebutkan identitas perusahaan, sebutkan nama bagian anda, serta tidak boleh lupa mendahulukan ucapkan salam: selamat pagi, siang, sore dan seterusnya.
e. Jika penelepon bersedia meninggalkan pesan,kita harus men catat pada lembar formulir penerimaan telepon..
f. Nomor nomor telpon, angka angka dan pesan pesan penting harus diulang agar dapat dicek kebenarannya.
g. Menutup telpon setelah penelpon memutuskannya terlebih dahulu. jangan pernah telepon tanpa mengucapkan terima kasih. Kemudian,letakkan gagang telepon secara perlahanlahan (jangan sampai terbanting
Block Note
Contoh formulir penerimaan telpon
4. Penggunaan telepon
Hal hal penting yang berhubungan telepon adalah sebagai berikut:
a. Penggunaan buku petunjuk telpon
Seorang sekertaris haruslah memahami keterangan keterangan yang termuat dalam buku petunjuk telpon, seperti nomor nomor penting dan nomor kode wilayah.
b. Mengetahui tata cara interlokal yaitu sebagai berikut:
1) Putar nomor kode wilayah (area kode )
2) Kemudian putar nomor lokal yang dikehendaki
Tapi jika daerah/kota yang belum mendapat fasilitas SLJJ (melalui operator), tata caranya sebagai berikut:
1) Putar nomor 100
2) Setelah operator menjawab segera beritahukan nomor telepon kita
3) Nama kantor kita
4) Kota dan nomor telpon kantor/orang yang dipanggil
5) Jenis permintaan yang dikehendaki yaitu biasa atau segera.
c. SLI (Saluran langsung jarak jauh )
Hubungan telpon keluar Negeri tanpa melalui operator,caranya misalnya dari Indonesia: 001 + Kode Negara + Kode wilayah + Nomor telepon tujuan
Keuntungan penggunaan SLI adalah:
- Lebih cepat
- Lebih murah
- Dapat digunakan untuk hubungan facsmile dapat digunakan untuk komunikasi data “dial up”
- Untuk hubungan International melalui operator pertama putar 101, dan langkah berikutnya sama dengan permintaan hubungan International.
d. Transfer Charge Collect Call
Yaitu biaya percakapan telepon yang dibayar oleh penerima telepon, adapun caranya adalah sebagai berikut:
1) hubungi operator
2) beritahukan kita mau menghubungi siapa tetapi biaya ditanggung oleh penerima
3) tunggu beberapa saat, operator akan menanyakan kepada orang yang dipanggil untuk meminta persetujuan pembayaran biaya telepon .
e. Hunting sistem
Yaitu sistem memburu saluran kosong secara otomatis, dengan cara ini satu nomor telepon bisa dipergunakan untuk beberapa saluran secara serentak.
5. Mengetahui cara-cara menelepon keluar
a. Menerima telpon dari luar (Incoming call)
Sistem PABX adalah sistem hubungan telepon tanpa bantuan operator yaitu dengan cara menekan kode tertentu terlebih dahulu.
Langkah-langkah yang harus kita lakukan dalam menerima sambungan dari luar yaitu:
1) Apabila terdengar bunyi telpon masuk salah satu lampu pada nomor saluran akan menyala.
2) Kemudian kita menekan nomor saluran yang menyala, ucapkan salam, identitas diri dan tawarkan bantuan
3) Sambungkan ke nomor yang diminta dengan menekan “T”(interhal) terlebih dahulu.
4) Apabila kita salah menyambungkan, kembalikan saluran ke awal dengan menekan “V” (Void) dan hubungkan ke nomor yang benar.
5) Apabila saluran yang diminta kosong beritahukan kepada penerima telepon bahwa ada telpon dari seseorang.
6) Apabila penerima telepon bersedia bicara, sambungkan langsung dan persilahkan bicaradan tekan “E” (Erase) agar merreka langsung bicara.
7) Apabila penerima telepon tidak mau menerima telepon, karena sesuatu alasan, kembalikan ke saluran awal dengan menekan “V”(Void) lau tekan “U” (under line) untuk kembali berbicara ke luar dengan penelepon, sampaikan alasan penerima tidak mau menerima telepon/berbicara, tawarkan bantuan apabila ada pesan yang harus disampaikan untuk penerima telepon.
8) Apabila saluran yang diminta tidak ada yang mengangkat sampaikan kepada penerima telpon bahwa tidak ada yang mengangkat.
b. Saluran sedang sibuk
Langkah-langkah yang harus dilakukan jika menanagni saluran yang sedang sibuk atau saluran yang sedang dipakai untuk bicara adalah:
1) Setelah disambungkan ke nomor yang diinginkan maka akan terdengar bunyi yang menandakan saluran sedang dipakai (nada yang terdengar; tut….tut….tut….) beritahukan kepada penelpon bahwa saluran sedang dipakai/sedang sibuk atau sedang bicara.
2) Minta penelpon untuk menghubungi kembali atau menunggu sampai pembicaraan selesai atau bisa berbicara dengan orang lain pada nomor yang lain dengan menekan “V _ U “
3) Apabila mereka tidak ingin menunggu atau tidak ingin berbicara dengan orang lain, tanyakan apakah ada pesan yang ingin disampaikan
4) Apabila penelpon ingin menunggu sampai mereka selesai berbicara maka saluran dari luar ini harus disimpan dengan menekan “W” (waiting) sehingga saluran tersimpan dan penelpon bisa melayani saluran lain, saluran yang tersimpan tidak bisa dipergunakan oleh orang lain dan terlihat lampu akan tetap menyala.
5) Apabila nomor yang diminta sudah selesai berbicara tekan nomor yang tersimpan dan petugas akan berbicara dengan penelpon yang menunggu untuk mempersilahkan mereka berbicara dengan menekan “I” (Interline) dan nomor yang diminta lalu tekan “E”.
6) Apabila ada sambungan dari luar, yang sangat penting misalnya “long distance call” usahakan hubungi mereka yang sedang berbicara dengan dengan mempergunakan “break in “dengan menekan “O” (Open) atau sadap dengan menyela pembicaraan kemudian beritahukan bahwa ada telepon penting dari seseorang yang ingin berbicara.
7) Apabila mereka ingin memutuskan pembicaraan dan menerima telepon yang penting kembalikan saluran ke operator dengan menekan tombol “V” (Void) dan hubungkan kembali kepada yang diminta.
c. Saluran dari dalam dan luar
Langkah langkah yang harus kita lakukan dalam menerima telpon dari dalam instansi adalah:
1) Apabila lampu “H” (House) menyala dan terdengar bunyi telepon masuk hal ii menandakan ada telepon dari dalam masuk, tekanlah tombol “O” kemudian ucapkan salam identitas penerima telepon, (operator) dan tawarkan bantuan, catatlah setiap pesan dan permintaan setelah selasai dan mengakhiri pembicaraan kemudian tekan “E”.
2) Menerima permintaan telepon dari luar untuk sistem jenis pesawat telepon PABX (Swtcchboard) setiap saluran dari dalam yang ingin mengadakan telepon keluar dapat menekan kode tertentu misalnya “9” sampai terdengar ada terdengar ada nada saluran kosong kemudian barulah menekan nomor yang diinginkan. Jika penelepon ingin meminta disambungkan melalui operator maka operator akan mencari kode atau saluran yang kosong apabila sudah ada tekan nomor yang diinginkan, setelah itu barulah disambungkan pada nomor yang diinginkan dengan menekan “I” lalu tekan “E” agar mereka dapat berbicara langsung.
Hal yang perlu dilakukan dalam melakukan percakapan melalui telepon yaitu
- Sebelum memutar/menghubungi nomor yang diinginkan hendaknya mencari atau mencocokan dengan buku telpon/teledex;
- Mencatat pokok-pokok permasalahan yang akan disampaikan pada sebuah block note;
- Jika salah sambung hendaknya segera meminta maaf
- Bila hubungan telah tersambung segera memperkenalkan diri dan menyatakan maksud menelpon;
- Bila selesai mengadakan pembicaraan letakanlah gagang telepon dengan baik.
d. Cara perawatan
- Agar pesawat telepon dapat dipakai dengan baik diperlukan perawatan, antara lain:
- Bersihkan pesawat telepon secara rutin dengan mengelapnya, terutama bagian horne/gagang telepon yang digunakan untuk berbicara. Biasakan berbicara dengan tidak menempelkan bibir pada gagang telepon;
- Letakkan gagang telepon dengan benar, sehingga jika ada telepon masuk dapat diketahui;
- Lakukan pemeriksaan kabel penyambung telepon ke sentral/kotak telepon, jika suatu saat saluran telepon agak terganggu;
- Jika telepon mati atau ada kerusakan segera hubungi petugas telkom terdekat.
